Для максимально уверенной организации важных документов будет только кстати их дополнительно прошить. Подобная систематизация бумаг позволяет не только упростить их передачу в проверочные органы, но и упростить ее хранение в архивных закромах. Вопреки распространенному мнению, эта задача требует немалых усилий, а также использования дополнительных устройств в виде станка для прошивки архивных документов. 

Как правильно и какие бумаги нужно подшивать?

Прежде всего, прошивка документов незаменима для того чтобы не потерять незаменимые для компании документы. Заменить лист в подшитой папке с тщательно скрепленными документами достаточно сложно. Элементарная надежность такого переплета пребывает на достаточно высоком уровне. Стоит отметить, хранение такой папки намного проще, так как она не занимает слишком много места.

Несомненно, подшивают далеко не любые варианты важных бумаг, поскольку хранить требуется только те варианты, которые потенциально могут понадобиться органам проверки. В архивных хранилищах используется только такой метод хранения важных бумаг.

Материалы и технологии для прошивки бумаг

Прошивка документов сегодня осуществляется по определенным простым технологиям. Все отталкивается от особенностей подшиваемых бумаг, как и от наличия соответствующего оборудования в компании.

Традиционная нить является обычным атрибутом задач прошивания небольшого количества бумаги. Для формирования нужного отверстия и в нужном месте используется игла или дырокол. Специальное оборудование в этой непростой отрасли также является распространенным вариантом. Так скрепляют листы чаще всего в типографии.

Встречается множество особенностей нумерации, которые следует знать для подшивки документов

Самым важным аспектом подшивки листов важной документации выступает их предварительная нумерация перед непосредственно соединением между собой. Если учитывать данные элементарные правила, можно быть уверенным в том, что конкретная папка дела оформлена верно, и вся документация упорядочена в нужной системе.

Главные аспекты качественной прошивки документов:

1. Нумерация касается всех листов, а не страниц.
2. В том случае, когда общее число бумаг в подшивке превышает 250, папку важно разделить на том с отдельной нумерацией.
3. Если это опись дела, он не нуждается в номерах страниц.
4. Каждый номер устанавливается в правом верхнем углу листа арабскими цифрами с отступом от текста.
5. В случае если в нумерации допущена неверная последовательность, неправильный номер необходимо перечеркнуть, поставить корректный номер и отметить заверительную надпись на исправленном участке.
6. Чтобы пронумеровать лист, который превышает А4, это следует сделать в его правом верхнем углу в развернутом состоянии.
7. В ситуации прикрепления в папку письма, сначала номер ставится на конверт, а после – все листы внутри.
8. Своей отдельной нумерации подлежат любые дополнения к делу, которые оформлены в отдельные тома.